MoneyMonkey v1.5

MoneyMonkey ist eine Erweiterung (Plugin, Extension) für das Online-Banking-Programm MoneyMoney (macOS). Mit MoneyMonkey können Umsätze von einem oder mehreren in MoneyMoney geführten Konten direkt in eine Buchhaltungssoftware als vollständige Buchungssätze importiert werden und damit den Buchungsvorgang automatisieren.

Die für die Buchungssätze erforderliche Zuordnung von Umsätzen zu Finanz- und Gegenkonten, Steuersätzen und Kostenstellen wird durch die Zuweisung der Umsätze in Kategorien bzw. durch Anmerkungen in den Kommentarfeldern der Umsätze vorgenommen.

MonKey Office

Dieses Exportskript wurde für eine automatisierte Datenübergabe an die Buchhaltungssoftware MonKey Office entwickelt (und ist bisher nur damit getestet worden). Es sollte sich aber im Prinzip auch mit vergleichbaren Buchhaltungsprogrammen vertragen, die einen DATEV-ähnlichen Import von Buchungen ermöglichen.

Mit MoneyMonkey ist es möglich, eine Online-Banking-gestützte Buchhaltung weitgehend automatisiert zu unterhalten, erfordert aber nach wie vor Kenntnisse in der Buchhaltungssoftware, um die Ergebnisse zu prüfen und ggf. noch weitere Umbuchungen vorzunehmen.

MoneyMonkey ersetzt dafür die lästigen Wege über die nervige Bankauszug-Funktion von MonKey Office und ist besonders effizient, wenn viele wiederkehrende Buchungstypen vorliegen, da diese dann in MoneyMoney oft automatisch bestimmten Buchungskategorien zugeordnet werden können.

Installation

Starte MoneyMoney und wähle aus dem Menü Hilfe den Eintrag Zeige Datenbank im Finder. Im Finder öffnet sich dann der MoneyMoney-Ordner, der die Datenbank, die Kontoauszüge und die Erweiterungen anzeigen.

Kopiere die Datei MoneyMonkey.lua in den Ordner Extensions. Das war's.

Konfiguration

Bevor der Export der Buchungen durchgeführt werden kann, müssen innerhalb von MoneyMoney die Bankkonten mit Informationen angereichert und Kategorien eingerichtet werden.

Konfiguration der Bankkonten

Für jedes in MoneyMoney geführte Bankkonto muss in der Buchhaltungssoftware ein entsprechendes Konto eingerichtet sein.

Dieses Finanzkonto (z.B. 1800 für ein Girokonto im Kontenrahmen SKR 04) muss in MoneyMoney in die benutzerdefinierten Felder jedes Bankkontos eingetragen werden, das später exportiert werden soll.

1. Konto in der Seitenleiste auswählen
2. Aus dem Kontextmenü den Eintrag Einstellungen … auswählen (oder CMD-I drücken)
3. In der Seitenleiste des Einstellungen-Fensters den Bereich Notizen auswählen
4. In der Tabelle Benutzerdefinierte Felder in der Spalte Attribut Finanzkonto und für Wert das entsprechende Konto aus der Buchhaltung eintragen, das dieses Bankkonto repräsentiert (z.B. 1800)
5. Dialog mit OK beenden

Anmerkung: Benutzerdefinierte Felder stehen in MoneyMoney seit Version 2.3.0 bereit. In Vorgängerversionen mussten die Felder mit einer Attribut=Wert Notation direkt in das Notizfeld eingetragen werden. Das wird immer noch unterstützt, es sollte aber auf das neue Modell umgestiegen werden.

Das Finanzkonto wird in den exportierten Buchungen automatisch als Soll-Konto (bei Einnahmen) bzw. als Haben-Konto (bei Ausgaben) eingetragen.

Währung für Bankkonto spezifizieren

Zusätzlich zum Finanzkonto kann für das Bankkonto optional auch noch die Währung gesetzt werden. Dazu muss entsprechend die Spalte Attribut auf Waehrung und die Spalte Wert auf das entsprechende Währungskennzeichen (z.B. auf EUR).

Wenn MoneyMonkey die Währung des Kontos kennt, so werden Buchungen in einer anderen Währung automatisch übersprungen. Das ist z.B. bei PayPal-Konten hilfreich, da MoneyMoney diese Buchungen selbst nicht trennt und gemeinsam exportiert. Würden diese Buchungen übernommen, würde der Saldo nicht stimmen.

Kategorien einrichten

Zusätzlich zum Finanzkonto muss für jede Buchung ein entsprechendes Gegenkonto konfiguriert werden. Dieses ergibt sich aus der in MoneyMoney zugewiesenen Kategorie des Umsatzes.

Das Gegenkonto wird direkt an den eigentlichen Namen der Kategorie am Ende des Titels in eckigen Klammern eingetragen (z.B. Bürobedarf [6815]).

Um den Namen einer Kategorie zu ändern, wählt man die Kategorie in der Seitenleiste aus und wählt aus dem Kontextmenü den Eintrag Einstellungen … (oder CMD-I drücken).

Umsätze überspringen

Umsätze, deren Betrag 0,00 ist, werden generell NICHT exportiert.

Wird für eine Kategorie das Gegenkonto [0000] bestimmt, werden die dieser Kategorie zugewiesenen Umsätze automatisch übersprungen, also NICHT exportiert. Diese Funktion sollte nur in Ausnahmefällen gewählt werden (z.B. für Buchungen in Fremdwährungen, wofür sich aber eher die Einstellung einer Währung für das Bankkonto (siehe oben) empfiehlt).

Hinweis: Wenn Buchungen, deren Saldo nicht null ist, aus dem Export herausgenommen werden, werden in der Buchhaltung falsche Saldi erzeugt, die dann manuell korrigiert werden müssten.

Steuersatz konfigurieren

Für die Gegenkonten, die über eine Steuerautomatik verfügen (wo sich also der Steuersatz automatisch aus dem Buchungskonto ableitet) ist in der Regel keine Angabe eines Steuersatzes erforderlich.

Für Gegenkonten ohne Steuerautomatik oder solche mit variablen Steuersätzen kann in der Kategorie auch noch ein Steuersatz mit angegeben werden. Dazu muss der Steuersatz in geschweiften Klammern in den Titel geschrieben werden.

Reisekosten Mietwagen [6673] {VSt19}
Reisekosten Taxi [6673] {VSt7}
Betriebsausgaben 0% [6300] {-}

Die Bezeichnungen des Steuersatzes müssen dabei den in der Buchhaltungssoftware verwendeten Konten entsprechen (z.B. Kontenrahmen SKR03 oder SKR04), da sie vom Exportskript nur durchgereicht und nicht interpretiert werden.

Abweichenden Steuersatz pro Umsatz einstellen

Wenn man nur für einen oder wenige Umsätze einen abweichenden Steuersatz angeben möchte, lohnt sich Anlegen einer Kategorie dafür oft nicht und die Liste der Kategorien würde nur unnötig aufgebläht und entsprechend unübersichtlich werden. Daher kann man für diese Ausnahmen den Steuersatz auch direkt im Notizfeld eines Umsatzes angeben.

Dazu wählt man den Menüeintrag Konto -> Notiz hinzufügen... (bzw. aus dem Kontextmenü) aus und trägt einen entsprechenden Text ein, der den gewünschten Steuersatz wie oben beschrieben angibt.

Kostenstellen konfigurieren

Zusätzlich zu Gegenkonto und Steuersatz können über Kategorien auch Kostenstellen spezifiziert werden. Das erlaubt es, bestimmte Buchungen automatisch einer oder zwei Kostenstellen zuzuweisen.

Die Kostenstellen werden im Kategorie-Titel über das Rautezeichen eingeleitet:

Einnahmen Veranstaltungen Verkauf [4400] #EVENT
Einnahmen Veranstaltungen Tickets [4300] #EVENT

Werden einer Buchung mehr als zwei unterschiedliche Kostenstellen zugewiesen führt das zum Abbruch des Exports.

Hinweis: MonKey Office erlaubt es, Kostenstellen mit beliebigen Zeichen (einschließlich Leerzeichen) zu benennen. MoneyMonkey unterstützt aus Gründen der Übersichtlichkeit und als Analogie zu Hashtags nur alphanumerische Bezeichner (Groß- und Kleinbuchstaben und Ziffern) zzgl. des Unterstrichs ("_") aber keine Leerzeichen).

Kostenstellen pro Umsatz einstellen

Wie schon beim Steuersatz können auch die Kostenstellen pro Umsatz angegeben werden, in dem sie in das Notizfeld des Umsatzes eingetragen werden (Konto -> Notiz hinzufügen...). So können auch Einzelumsätze unabhängig von Ihrer Kategorie z.B. einzelnen Projekten zugewiesen und später in MonKey Office ausgewertet werden.

Vererbung über Kategoriegruppen

MoneyMoney erlaubt die Gruppierung von Kategorien durch Kategoriegruppen. Wenn man mehrere Unterkategorien für bestimmte Umsätze unterscheiden möchte, die aber alle über die gleiche oder zumindest nur in Teilen abweichende Buchhaltungs-Konfiguration verfügen, können die gemeinsamen Werte der Kategoriegruppe zugewiesen werden.

Diese Einstellungen werden automatisch an die darunter liegenden Kategorien nach folgenden Regeln vererbt:

• Werden in den Unterkategorien das Gegenkonto oder der Steuersatz ein weiteres Mal spezifiziert, überschreiben diese Werte die Vorgabe der Gruppe.
• Werden in der Unterkategorie Kostenstellen spezifiziert, so ergänzen diese die vorher benannten Kostenstellen.

Folgende Kategorie-Hierarchie:

• Reisekosten [6673] {VSt19} #REISE
  • car2go #CAR2GO
  • DriveNow #DRIVENOW
  • Flinkster #FLINKSTER
  • Taxi {VSt7} #TAXI

ist äquivalent zu

• car2go [6673] {VSt19} #REISE #CAR2GO
• DriveNow [6673] {VSt19} #REISE #DRIVENOW
• Flinkster [6673] {VSt19} #REISE #FLINKSTER
• Taxi [6673] {VSt7} #REISE #TAXI

ist aber deutlich übersichtlicher und einfacher zu verwalten.

Wie schon bei einer einzelnen Buchung gilt: werden einer Buchung durch Vererbung mehr als zwei unterschiedliche Kostenstellen zugewiesen führt das zum Abbruch des Exports.

MoneyMonkey starten

Wenn nun in MoneyMoney Umsätze ausgewählt werden, kann man im Menü Konto den Eintrag Umsätze exportieren … auswählen. In der Folge erscheint ein Dialog zur Bestimmung einer Exportdatei. In dem Auswahlmenü unten in diesem Dialog kann man nun den Punkt Buchungssätze (.csv) auswählen. Damit wird das Plugin für den Export ausgewählt.

Wurde das Plugin ausgewählt, erscheint darunter noch eine Option Umsätze müssen als erledigt markiert sein. Ist diese Option gesetzt, muss bei allen zu exportierenden Umsätzen in MoneyMoney das Markierungsfeld hinter dem Umsatz ausgewählt sein. Fehlt dieses bei einem Umsatz bricht der Export mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab. Mit dieser Option kann man sicherstellen, dass jeder Umsatz bevor er in die Buchhaltung übernommen wird eine explizite Prüfung erfahren hat (Plausibilität, korrekte Kategoriezuordnung, Beleg vorhanden etc.). Wenn man auf eine solche Prüfung verzichten möchte oder zu Testzwecken einen Export vornehmen will kann man diese Option auch ausschalten, sie ist aber empfohlen.

Wenn keine Konfigurationsfehler gefunden werden startet MoneyMonkey anschließend den Export der ausgewählten Umsätze in die angegebene Datei.

Ein Umsatz wird nicht exportiert wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist

• Der Umsatz wurde dem Gegenkonto [0000] zugeordnet
• Im Bankkonto eines Umsatzes wurde eine Währung konfiguriert und der Umsatz hat eine andere Währung als die dort eingestellte

Das Skript beendet den Export vorzeitig wenn einer der folgenden Fehler detektiert wurde:

• Ein Umsatz wurde keiner Kategorie zugeordnet
• Für das Bankkonto eines Umsatzes wurde kein Finanzkonto konfiguriert
• Für eine eingestellte Kategorie ist kein Gegenkonto ermittelbar
• Der Umsatz wurde nicht bestätigt (Markierungsfeld gesetzt - nur wenn die Option gesetzt wurde, s.o.)
• Es wurden einer Kategorie mehr als zwei Kostenstellen zugeordnet

Der Fehler wird entsprechend in einem Dialog angezeigt. In jedem dieser Fälle wird keine Datei erzeugt.

Import in MonKey Office

Wenn die Exportdatei geschrieben wurde kann sie anschließend über die Funktion "Import & Export -> Textdatei importieren" importiert werden.

###Import konfigurieren

Um die Datei imporieren zu können muss zunächst eine Einstellung dafür angelegt werden. Diese muss mit den folgenden Einstellungen angelegt werden:

• Bereich: Buchungen
• Trennzeichen für Felder: Komma
• Trennzeichen für Datensätze: LF
• Text in Anführungszeichen: Doppelt "
• Zeichensatz für: UTF-8
• Importieren ab Zeile: 2
• Steuerautomatik: abhängig von der Buchhaltungssystematik
• Einzeilig: AUS

Bevor es losgehen kann müssen noch die Felder aus der MoneyMonkey-Exportdatei den Feldern der Buchhaltung zugeordnet werden. Das kann halbautomatisch erfolgen, da die Spaltentitel der Exportdatei dabei 1:1 den Bezeichnungen in MonKey Office entsprechen. Dazu folgende Schritte vornehmen:

1. Über den Button Datei eine MoneyMonkey-Exportdatei ausgewählen
2. Die Einstellung Importieren ab Zeile vorübergehend auf den Wert 1 setzen
3. Den Button Felder zuordnen klicken. Damit sollten alle Spalten in der Exportdatei den Feldern der Buchhaltung zugeordnet werden. Zur Sicherheit noch mal drüber schauen, ob alles geklappt hat, sonst manuell zuordnen.
4. Die Einstellung Importieren ab Zeile wieder auf den Wert 2 setzen

Damit kann die Import-Einstellung verwendet werden. Neben dem Button Datei wird nun noch der Name der zuvor ausgewählten Datei angezeigt und darunter unter Ordner der Ordner, in dem sich diese Datei befand. Wenn beide Felder so belassen werden, wird beim Aktivieren der Einstellung automatisch auf genau diese Datei zugegriffen. Wenn man den Eintrag bei Datei löscht, erscheint beim Aktivieren des Imports automatisch ein Dateiauswahlfenster (voreingestellt auf den eingestellten Ordner). Darüber kann man sich beim Import entweder Zeit sparen oder auch sicherstellen, dass man explizit eine bestimmte Datei (oder einen bestimmten Ordner) manuell auswählen muss.

Import starten

Wenn die Einstellungen für den Import vorgenommen wurden kann die Exportdatei importiert werden. Dabei sollte ggf. noch mal überprüft werden, ob die richtigen Spalten gewählt wurden und ob den Buchungen die richtigen Finanz- bzw. Gegenkonten, Steuersätze und Kostenstellen zugeordnet wurden.

Nach dem Import sind die Buchungen sofort gültig und müssen nicht noch einmal bestätigt werden. Damit lassen sich auch große Zahlen an Umsätzen schnell in Buchungen überführen.

Vorsicht: In der Importdatei angegebene Kostenstellen werden von MonKey Office automatisch angelegt (und sollten dann später in Vorgaben -> Kostenstellen noch entsprechend benannt werden).

Empfohlener Workflow

Wie oft und mit welcher Granularität importiert werden soll hängt stark vom Bedarf ab. Üblicherweise sollte man mindestens monatlich die Daten von MoneyMoney in MonKey Office überführen allein schon um sicherzustellen, dass man bei der Vergabe der Kategorien und/oder Kostenstellen keine Fehler gemacht hat. Typische Fehlbuchungen lassen sich zumeist mit Buchhaltung -> Summen und Salden bzw. dem Buchhaltung -> Kontoauszug gut erkennen und entsprechende Fehler aufspüren.

Der Name der jeweils gewählten Exportdatei ist in den exportierten Umsätze jeweils im Feld "BelegNr" abgelegt. Damit lassen sich Umsätze aus einem bestimmten Exportvorgang problemlos über den Buchungsfilter wiederfinden und bei Bedarf auch löschen, so dass ein Import auch wiederholt werden kann, ohne die sonstigen Buchungen zu beeinflussen.